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電話を取り次ぐときに気をつけたいことは?

電話を保留にするのは三十秒が限度


自分以外の人にかかってきた電話を受けたときには、「ただいま代わりますので、少々お待ちください」と伝えます。電話を保留にして、すばやく本人に知らせますが、相手を待たせるのは三十秒が限度。本人がトイレに入っていたり、すぐに電話口に出られない状況なら「ちょっと手が離せない用事をしていますので、折り返しこちらからご連絡申し上げましょうか」と尋ねるのが礼儀です。相手が外出先から電話をかけているようであれば「では、恐れ入りますが十分後にかけ直していただけますか」と頼んでも差し支えありません。

伝言を頼まれたらきちんとメモをとっておく

本人が不在の場合は「申し訳ございません。外出しておりまして○時には帰ってくる予定ですが」と答えます。状況に応じて相手にかけ直してもらうか、伝言を受けるかを決めましょう。伝言を頼まれたら、相手の氏名と用件に加え、電話番号も念のために聞いておきます。伝言はメモを取り、内容をその場で複唱すれば相手も安心するはず。電話を切ったら、電話がかかってきた時間をメモに明記し、伝言内容をもれなく本人に伝えます。


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